Apresentação Condicional de Dados

GRÁFICOS

APRESENTAÇÃO CONDICIONAL DE DADOS

Esta aula necessita dos conhecimentos:
Função E
Função SE
Operadores

Este é o primeiro gráfico apresentado em nossas aulas e bem útil quando queremos apresentar dados corporativos com qualidade no Excel. O mesmo, é muito utilizado na área de projetos para projeções econômicas, claro que de modo avançado, mas já que o intuito é desenvolver no aluno a capacidade de criar e, ao mesmo tempo, entender o gráfico; iremos de forma simples criá-lo com uma apresentação condicional.

No Excel, os gráficos possuem o papel de organização visual das informações disposta pelo usuário. Uma vez que essas informações estejam bem organizadas, o gráfico retornará de forma organizada e simples os mesmos. É importante afirmar que, o segredo está na organização dos dados.

Vamos primeiro criar os nossos dados que serão usados pelo nosso gráfico. Vejamos a planilha a seguir (Figura 1), nela apresentamos a estrutura das informações.

Figura 1

Notem que temos em nossa tabela três colunas em branco (Baixas Vendas, Vendas Equilibradas e Altas Vendas) e em baixo da tabela, há uma pequena tabela que conterá as variáveis responsáveis pelas condições.
Para o desenvolvimento do gráfico, vamos criar nossas condições. Vejamos a primeira condição conforme a Figura 2 digitada na célula D4.

Figura 2

Observem as referências. O teste_lógico (primeiro argumento) da Função SE é a Função E com os seguintes argumentos:

B4 maior ou igual a 0

B4 menor e igual a $D$19

Caso seja verdadeira (segundo argumento da função SE), mostrará o valor de B4; caso contrário manterá a célula vazia (terceiro argumento da função SE). O "$" significa que a linha e coluna ficaram fixas, ou seja, será uma referência absoluta. Já que essa condição se refere a "Baixas Vendas" atribuiremos um valor que, quando construirmos o gráfico, nos mostrará uma cor correspondente à condição. Agora vejamos a Figura 3 que apresenta a segunda condição digitada na célula E4.

Figura 3

Vemos que da mesma forma que a primeira condição (Baixas Vendas), assim é a segunda condição (Vendas Equilibradas). A diferença está nos argumentos da Função E que é o teste_lógico da Função SE nesta condição, com os seguintes argumentos:

B4 maior que $D$19

B4 menor e igual a $E$19

Se os testes lógicos da Função E forem satisfeitos, o segundo argumento da Função SE entrará em vigor mostrando o valor de B4, caso contrário a valor será vazio. Por último, vejamos a próxima condição que se refere a "Altas Vendas" digitada na célula F4 (Figura 4):

Figura 4

O primeiro argumento da Função SE em "Altas Vendas" nos traz o teste_lógico:

B4 maior e igual a $F$19

Como Altas Vendas é a maximização das vendas, o valor atribuído a célula F19 será o que a empresa considera como o auge das vendas em cada mês. Se B4 não satisfazer o teste_lógico, logo não será apresentado o valor.
Para continuarmos, devemos atribuir os valores à tabela menor, atribua esses valores (Figura 5):

Figura 5

Agora para cada célula que colocamos as funções (D4, E4 e F4) iremos aplicar o procedimento na (Figura 6):

Figura 6

Ao apontar para o canto da célula selecionada, o ponteiro do mouse torna-se uma cruz; clique duas vezes e a coluna se auto-preencherá. Uma vez que realizamos todos os passos até aqui, a nossa tabela se apresentará dessa forma (Figura 7):

Figura 7

Notem que os valores na coluna Lucro Bruto estão espalhados nas colunas Baixas Vendas, Vendas Equilibradas e Altas Vendas; se sua tabela estiver assim como apresentada, ocorreu tudo corretamente nas fórmulas de condição. Percebam que os valores compreendidos em Baixas Vendas são menores que R$ 60.000,00 (B.V), assim como os valores de Vendas Equilibradas que em nossas condições devem estar entre os valores maiores e iguais a R$ 60.000,00 e menores ou iguais a R$ 100.000,00 (V.E.). Por fim, temos nossa última condição em Altas Vendas que compreendem os valores maiores que R$ 100.000,00 (V.E. < A.V.).

Agora possuímos a estrutura para criação do gráfico, para tal, clique na aba INSERIR e em opções de gráficos selecione o tipo de gráfico 2D, (colunas agrupadas) conforme Figura 8:

Figura 8

Aparecerá um retângulo branco com a base do gráfico e inseriremos nossos dados nele. Para tal, clique com o botão direito do mouse sobre a base do gráfico e selecione a opção "Selecionar dados..." conforme a Figura 9:

Figura 9

Veremos então esta janela (Figura 10) e escolheremos a opção "Adicionar":

Figura 10

Em nossa próxima janela (Figura 11) clicaremos onde está marcado:

Figura 11

Então selecionaremos para o Nome da Série o título da nossa coluna Baixas Vendas conforme a Figura 12:

Figura 12

Retornaremos para a janela anterior clicando na parte marcada conforme a Figura 13:

Figura 13

Agora vamos adicionar os dados referente ao título Baixas Vendas, seguindo os procedimentos da Figura 14 e 15:

Figura 14

Selecione conforme a figura abaixo:

Figura 15

Clique no ponto marcado para retornar à janela Editar Série e clique em OK (Figura 16):

Figura 16

Retornaremos para a janela que nos permite adicionar dados no gráfico (Figura 17):

Figura 17

Nosso gráfico ficará conforme a Figura 18:

Figura 18

Todos os passos para inserir os dados de Baixas Vendas foram realizados, repita o mesmo procedimento para Vendas Equilibradas e Altas Vendas. Então teremos o seguinte gráfico (Figura 19):

Figura 19

Observando-o, percebemos que já lhe foi atribuído cores que diferenciam as vendas, mas ainda não está organizado; pois falta as legendas, títulos nos eixos e o título principal. Em nosso exemplo utilizo o Office 2013, no mesmo, os procedimentos são simples, vejamos (Figura 20):

Figura 20

Com as opções devidamente marcadas (Figura 21):

Figura 21

Teremos o seguinte gráfico (Figura 22):

Figura 22

Iremos renomear os títulos, ficando conforme a próxima imagem (Figura 23):

Figura 23

Vamos mudar a cor das Vendas para ficar melhor apresentável, atribuindo a cor vermelha para Baixas Vendas, amarela para Vendas Equilibradas e verde para Altas Vendas. Para realizar a mudança das cores, vamos seguir estes procedimentos (Figura 24 e 25):

Clique sobre a barra correspondente à venda que mudarás a cor.

Figura 24

Selecione a cor de preenchimento:

Figura 25

Faça o mesmo para as demais Vendas.

Vejamos como está nosso gráfico (Figura 26):

Figura 26

Notemos que os meses aparecem de forma numérica, para resolver a questão e apresentá-los de forma abreviada; siga os passos seguintes (Figura 27, 28 e 29):

Clique com o botão direito sobre o gráfico e escolha a opção "Selecionar Dados...", na janela que se abrir clique em "Editar":

Figura 27

Logo após aparecerá a janela de Rótulos do Eixo, como já vimos anteriormente, selecione os meses na tabela de dados:

Figura 28

Confirme com OK nas janelas que aparecerem. Como resultado teremos:

Figura 29

Finalizando nosso gráfico, vamos inserir os dados do Custo Total, mas iremos inserir com outro formato dos já presentes; em nosso exemplo, usaremos o gráfico de linhas. Vamos seguir os passos seguintes (Figura 30, 31 e 32)

Clique com o botão direito do mouse sobre qualquer barra que represente o Custo Total (Figura 30) e escolha a opção "Alterar Tipo de Gráfico de Série...":

Figura 30

Logo após, selecione as opções marcadas na Figura 31:

Figura 31

Já com o Custo Total apresentado graficamente em Estilo Linha, altere sua cor para azul conforme (Figura 32):

Figura 32

Agora, realize um teste simples, altere os dados em Lucro Bruto e veja automaticamente o gráfico alterar as cores de forma que você tenha uma visualização rápida da situação de vendas da empresa. 

Você pode modificar o gráfico formatando da forma como bem entender. Pratique, treine e aperfeiçoe as técnicas.

Modifique o valor no mês de junho que está acima de R$ 100.000,00 e coloque um valor abaixo de R$ 60.000,00, ficando dessa forma na cor vermelha representada pelas Baixas Vendas.

Como resultado, o mês de junho ficou na cor esperada.

Gerentes usam estes tipos de gráficos para ter controle do andamento das vendas, investindo em publicidade (caso as vendas estejam baixas), mantendo o ritmo de liderança entre os vendedores (para manter o equilíbrio de Vendas) ou quem sabe já preparando as devidas comissões para os vendedores (Altas Vendas). Tão somente em vendas como para controle de produção, planejamento em projetos e muito mais é válida essa aplicação de condição de dados em gráficos.
Segue a tabela de vendas e despesas: BAIXE AQUI

Espero que tenham gostado, e qualquer coisa é só comentar aqui no blog.

Até a próxima meus caros!